Календарь новостей
п в с ч п с в
 
 
 
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
 
<< Декабрь 2016 >>

Полезная информация: Электронная архивация документов

Автор: Александр Соколовский
Добавлено: 2013-09-11 23:02:40
Любое предприятие независимо от сферы деятельности, организационно-правовой формы и многих других факторов сталкивается в своей ежедневной работе с огромным потоком документов. Большинство из них по старинке выполняется на бумажных носителях. Рост объема бумажной документации не только загружает рабочее пространство, но и существенно затрудняет поиск нужной информации – а это, в свою очередь, чревато простоями в работе отдельных сотрудников и целых структурных подразделений. Справиться с подобными производственными трудностями позволяет техническое ноу-хау делопроизводства – ведение электронного архива.

Что это такое?

Электронные архивы представляют собой современные программно-аппаратные модули, которые позволяют вести документооборот в электронном виде. Они могут быть самостоятельными либо интегрироваться в существующую систему делопроизводства организации. В качестве программного компонента выступает структурированная база данных с системой поиска информации и разграничением доступа к ней. Аппаратная часть – это серверы для хранения файлов и периферийные устройства ввода и вывода – принтеры, сканеры, мониторы.

Достоинства электронного хранения документов

Доводов в пользу электронной архивации официальных документов множество. Вот лишь некоторые ее преимущества перед традиционными бумажными архивами:

  • Ведение электронных архивов позволяет решить извечную проблему оперативного доступа к информации. Сканирование документов и поиск нужных данных занимает минимум времени. Благодаря такому удобству повышается эффективность использования рабочего времени и производительность труда.
  • Сроки хранения электронных документов практически не ограничены. Вопреки пословице о том, что бумага все стерпит, такие носители со временем теряют в качестве. Электронным данным время или форс-мажоры не страшны. Более того, резервное копирование позволяет защитить такую информацию от потери.
  • Ведение электронных архивов позволяет вести работу с информацией в различных режимах. Доступ к ней могут иметь одновременно несколько сотрудников, что совершенно невозможно при работе с обычным бумажным архивом. Кроме того, полезной опцией электронного документооборота является удаленный, или дистанционный, доступ к данным.
  • Создание электронного архива – это автоматизированный процесс, который требует относительно немного времени. Документы сканируются поточным способом, на аналогичное создание бумажного архива ушли бы месяцы «ручной» работы.

Несмотря на некоторое несовершенство отечественной законодательной базы в области делопроизводства, область применения электронных архивов в государственном и коммерческом секторе постоянно расширяется. Совершенствование архивного производства ведется на политическом, технологическом, законодательном и организационном уровнях.



Добавить в Избранное
Наши опросы
Есть ли в России свобода слова?
Да
Нет
Не знаю
Мне безразлично

Результаты Архив
Реклама
Реклама
Наши Опросы
На что Вы готовы для сохранения экологии?
Быть волонтером участвовать в мероприятиях по очистке природы от мусора
Раздельно сортировать и выкидывать мусор: пластик, стекло и пищевые отходы отдельно
Ничего не собираюсь делать, это задачи экологов
Не оставлять мусор на природе, этого достаточно
Не вижу ничего страшного в том, чтоб загрязнять природу, так все равно все делают

Результаты Архив
Статистика
Яндекс.Метрика Rambler's Top100
Экспорт новостей

rss2.0

Страница сгенерирована за 0.033 сек..