Полезная информация: Электронная архивация документов

Любое предприятие независимо от сферы деятельности, организационно-правовой формы и многих других факторов сталкивается в своей ежедневной работе с огромным потоком документов. Большинство из них по старинке выполняется на бумажных носителях. Рост объема бумажной документации не только загружает рабочее пространство, но и существенно затрудняет поиск нужной информации – а это, в свою очередь, чревато простоями в работе отдельных сотрудников и целых структурных подразделений. Справиться с подобными производственными трудностями позволяет техническое ноу-хау делопроизводства – ведение электронного архива.

Что это такое?

Электронные архивы представляют собой современные программно-аппаратные модули, которые позволяют вести документооборот в электронном виде. Они могут быть самостоятельными либо интегрироваться в существующую систему делопроизводства организации. В качестве программного компонента выступает структурированная база данных с системой поиска информации и разграничением доступа к ней. Аппаратная часть – это серверы для хранения файлов и периферийные устройства ввода и вывода – принтеры, сканеры, мониторы.

Достоинства электронного хранения документов

Доводов в пользу электронной архивации официальных документов множество. Вот лишь некоторые ее преимущества перед традиционными бумажными архивами:

Несмотря на некоторое несовершенство отечественной законодательной базы в области делопроизводства, область применения электронных архивов в государственном и коммерческом секторе постоянно расширяется. Совершенствование архивного производства ведется на политическом, технологическом, законодательном и организационном уровнях.